UNIDAD CUATRO(NOVENO)

LAS CONSULTAS

1 ¿Qué es una consulta?

Una consulta es un objeto de Access que se utiliza para localizar, organizar o editar los datos contenidos en tablas.
Básicamente se realizan tres tipos de consulta: consulta de selección, para localizar los registros de una tabla que cumplan unas condiciones determinadas; consultas de acción, diseñadas para modificar, añadir o reemplazar datos, eliminar registros, etc., y consultas de parámetros, que permiten seleccionar los registros que cumplen con los valores introducidos como parámetros en el momento de la ejecución de la consulta.

Las consultas admiten tres modos de presentación:

· Vista Diseño: abre la ventana Diseño de la consulta, en la que podremos crear o modificar su estructura.
· Vista hoja de datos: ejecuta la consulta y preséntale resultado en una hoja de datos que permite ver, agregar o editar lo registros.
· Vista SQL: permite crear o modificar una consulta usando instrucciones del lenguaje de consultas estructurado SQL.


2 Abrir una consulta existente.

Una consulta se puede abrir en Vista Hoja de datos activando la ventana “Base de datos”, seleccionando la ficha Consultas, seleccionando la consulta en la lista y pulsando en el botón Abrir; o bien haciendo doble clic sobre su nombre en la lista.


3 Creación de una consulta.

Una consulta se puede crear en vista de diseño a partir de una o más tablas relacionadas incluyendo cualquier campo de ellas. La siguiente figura muestra un ejemplo de una tabla con dos tablas relacionadas, esta ventana esta dividida en dos partes: el área superior, que muestra las tablas elegidas, y el área inferior denominada cuadricula QBE, en la que se incluyen los campos a mostrar y los criterios de ordenación o búsqueda. Estos criterios se introducen mediante operadores de acuerdo con una serie de reglas establecidas.

Para crear una consulta nueva en vista de diseño:
1. Active la ventana “Base de datos”, seleccione la ficha Consultas y pulse el botón Nuevo.

2. En el cuadro de diálogo “Nueva Consulta”, seleccione la opción Vista Diseño y pulse el botón Aceptar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3. Seleccione la tabla(s) o consulta(s) cuyos campos desea incluir en la consulta y pulse el botón Agregar después de cada selección.
4. Cierre el cuadro de diálogo “Mostrar tabla” pulsando el botón Cerrar.
5. Para incluir los campos en la cuadrícula QBE, arrástrelos desde la lista de campos a la cuadrícula o bien despliegue la lista de campos disponibles pulsando el botón de flecha que se encuentra a la derecha de la casilla “Campo y seleccione el campo deseado.

6. Cumplimente las casillas de la cuadrícula QBE estableciendo cualquier criterio de ordenación o búsqueda a través de las filas “Orden” y “Criterios” respectivamente.

4 Totales en una consulta.


Una consulta también permite calcular grupos de totales (u otras operaciones tales como: medias, mínimos, varianzas, etc) de todos los registros o de un grupo de ellos basándose en las opciones definidas en la fila “Total” de la cuadrícula QBE. Para mostrar la fila “Total” en la cuadrícula QBE, pulse el botón Totales de la barra de herramientas o active la opción Totales del menú ver.
Las opciones son las siguientes:

· Agrupar por: define los grupos para los que desea efectuar totales.
· Suma(Sum): Suma el contenido del campo de todos los registros.
· Promedio (Avg): Calcula la media aritmética del contenido del campo de todos los registros.
· Min (Min): Halla el mínimo valor numérico contenido en ese campo.
· Cuenta (Count): Cuenta el número de registros de la tabla que no está en blanco.
· DesvEst (StDev): Calcula la desviación típica de los valores numéricos contenidos en el campo de todos los registros.
· Var (Var): Calcula la varianza de los valores numéricos contenidos en el campo de todos los registros.
· Prmero (First): Devuelve el valor de campo del primer registro.
· Ultimo (Last): Devuelve el valor de campo del último registro.
· Expresión: Crea un campo calculado en la consulta.
· Donde: Especifica criterios para un campo que no se está utilizando para definir agrupaciones. Debe quitarse la marca de casilla “Mostrar” de este campo. Esta opción debe utilizarse siempre que se cree una consulta de totales y se exprese algún criterio en la fila “Criterios”.

5 El Asistente para consultas.

Para diseñar una consulta con el asistente:

1. Active la ventana “Base de datos”, seleccione la ficha Consultas y pulse el botón Nuevo. Aparecerá el cuadro de diálogo “Nueva Consulta”.

En este cuadro se puede elegir el tipo de asistente deseado.

2. Seleccione Asistente para consultas de referencias cruzadas y pulse el botón Aceptar.
3. Cuando Access visualice el primer cuadro de diálogo indique si desea ver las tablas, consultas o ambos tipos de objetos seleccionando la opción en el apartado Ver. Elija la tabla o consulta y pulse el botón Siguiente.
4. Añada el campo que se utilizará como título de las filas en la consulta de referencias cruzadas haciendo doble clic sobre él en el cuadro de lista “Campos disponibles”, y después pulse el botón Siguiente.
5. Seleccione el campo que se utilizará como título de las columnas y pulse el botón siguiente.
6. Especifique la función que desea llevar a cabo en la consulta seleccionando el campo sobre el cuál se realizará el cálculo. Para añadir una columna que calcule totales por fila, coloque una marca en la casilla de selección Si, incluir sumas de filas.
7. Pulse el botón siguiente. Asigne un nombre para la consulta y elegir la opción para ver la consulta o modificar su diseño.
8. Cuando haya finalizado, pulse el botón terminar.